Laversines
Application TIC Innovante : Laversines - Oise (60)

Pourquoi cette démarche ?

Les enjeux

Située en périphérie urbaine et proche de la région francilienne, la commune de Laversines a mis en place en 1994 un service d’accueil périscolaire.
L’augmentation du nombre d’utilisateurs de ce service rendait de plus en plus complexe la gestion de ce service. Pour les familles, les formalités administratives étaient complexes et les horaires d’ouverture du secrétariat de Mairie (gestion administrative) et du Trésor Public (paiement) ne correspondaient pas à leur organisation personnelle et professionnelle.
La nécessité d’un service complet (inscription, annulation, facturation et paiement) de gestion des présences des enfants devenait donc indispensable, dont l’accès serait permanent (24h/24, 7j/7).

Les objectifs

Mettre en œuvre une plateforme de gestion complète des présences en services périscolaire, de l’inscription au paiement électronique

-Recourir à un système totalement produit et adapté à la commune et à son organisation (outils/formules existants sur le marché non adaptés)
-Simplifier le portail des usagers (parents) pour rendre accessible l’outil à tous, y compris les plus éloignés des nouvelles technologies
-Faciliter la gestion quotidienne par les agents communaux et créer une passerelle automatique de commandes des repas avec le fournisseur

Domaine d'application

Mise en œuvre

Après avoir retenu un développeur de projet, un groupe de travail composé des représentants de parents d’élèves, des agents municipaux et d’élus ont recensés les besoins (inscription, annulation, paiement électronique sécurisé, édition de factures, transmission automatique du nombre de repas chaque matin au prestataire, impression des listes des enfants chaque matin pour sécuriser la sortie d’école, édition des données statistiques pour les partenaires financiers, pointage numérique des présences etc …).
Un travail de conception et de concertation avec ces acteurs durant plusieurs mois a permis d’aboutir à la mise en ligne, en septembre 2009, d’un outil complet, simple et adapté à l’organisation du service.

Bilan & Perspectives

Après un an d’application, 73% des familles utilisent ce service en ligne. L’outil est totalement adapté aux attentes, les problèmes techniques sont très rares.
Nombre de communes ont sollicité des démonstrations pour accueillir ce service, la CAF locale est très intéressée par le développement de cette plateforme pour le suivi des présences (financement partiel).

Coût du projet

INVESTISSEMENT : environ 500€ (2 lecteurs de codes barres)
FONCTIONNEMENT : 85€/mois incluant l’hébergement et la maintenance de la plateforme ainsi que le module de paiement électronique sécurisé avec la Caisse d’Epargne

Principaux Usages

-Gestion et paiement sécurisé par les familles des prestations en matière de services périscolaires

- Administration par la plateforme internet du service par les différents agents (directrice de l’accueil de loisirs, les enseignants et les agents administratifs)

-Outil automatique de transmission des données avec les prestataires (fournisseur de repas, CAF, Conseil général)