Le convocation électronique des élus
Application TIC Innovante : Agen - Lot-et-Garonne (47)

Pourquoi cette démarche ?

Les enjeux

Le Conseil Général de Lot-et-Garonne souhaite convoquer les élus de manière dématérialisée, pour :
correspondre au mieux à l’image dynamique, mobile et affranchie de toutes contraintes, de l’élu territorial actuel ;
s’intégrer durablement dans une démarche éco-responsable.

Les objectifs

La convocation électronique consiste en la diffusion d’un ordre du jour et d’un recueil de documents de séance numériques, via une infrastructure sécurisée, accessible en situation mobile. Elle permet :
des économies de ressources pour un développement durable ;
une préparation de séance plus réactive (des documents numériques modifiés et renvoyés jusqu’à une heure avant la séance) ;
une simplification des procédures et un gain de temps ;
une connexion à l’infrastructure en situation mobile, 24h/24, 7j/7 ;
la garantie de la légalité (traçabilité des accusés de réception des convocations et de lecture des documents).

Domaine d'application

Mise en œuvre

Dès 1995, le Conseil Général est précurseur dans la dématérialisation, avec la gestion des rapports dématérialisés dans les services, et l’automatisation de la publication des rapports sur Internet, Intranet et Extranet.
En 2007, il intègre une solution de création et envoi de convocations dématérialisées sur des tablettes en technologie numérique.
Mi- 2010, le CG adopte une plateforme de service en mode hébergé. La création des ordres du jour et documents de séance se fait sur le web, et la réception également, avec une boîte aux lettres sécurisée pour l’élu, accessible depuis tout support (smartphone, PC portable, iPad ®, etc.).

Bilan & Perspectives

Depuis 2007, quelques élus, dont le Vice-Président du CG en charge du développement durable, ont expérimenté avec succès la solution. L’arrivée de nouveaux supports électroniques, adaptés à une lecture intuitive, permet d’envisager la phase de généralisation. La nouvelle version de l’application disponible sur le web, est en cours d’implantation.  Encore plus performante, les convocations composées de documents de milliers de pages, y sont téléchargeables instantanément, sur tout terminal, en version pdf.

Coût du projet : 15-20 K€

Principaux Usages

création automatisée d’ordres du jour et de recueil de séances en pdf ;
envoi des recueils de séance dans une boîte aux lettres des élus par le Secrétariat de l’Assemblée ;
alerte sms ou e-mail à l’élu pour la réception de documents ;
connexion à l’espace personnel et téléchargement de documents par l’élu, de manière sécurisée, à tout moment, et depuis tout support.

Contact

Coordonnées : Conseil Général de Lot-et-Garonne (Agen), Service des Systèmes d’Information, Monsieur David Belbès, DSI,
Partenaire industriel : QUALIGRAF